par Dans le monde de la comptabilité, communiquer avec les clients est une tâche constante et essentielle. Souvent, il est nécessaire d’échanger des données importantes ou de demander des informations, un soutien ou des éclaircissements concernant certains des processus en cours d’exécution.
Il est donc nécessaire de renforcer cette relation et de s’appuyer sur des outils qui servent cet objectif.
La technologie de base pour le comptable
Le téléphone et le mail, couramment utilisés pour couvrir ce besoin, ne suffisent parfois pas car ils manquent des fonctionnalités nécessaires pour une communication plus efficace. N’oubliez pas que nous ne parlons pas d’une simple conversation amicale ou de l’envoi d’e-mails avec des articles de blog intéressants.
Lorsque le comptable et le client parlent de travail, la stabilité financière de l’entreprise est en jeu. La technologie a considérablement progressé et il est aujourd’hui possible de trouver diverses solutions numériques à cet égard.
Les mêmes systèmes de comptabilité en ligne sont une solution. Ils permettent à la fois au comptable et au client d’accéder à la comptabilité de l’entreprise de n’importe où dans le monde et de faire les ajustements nécessaires.
Cependant, il est possible de parler d’applications plus spécifiques avec d’excellentes performances.
Les applications de messagerie avec fonctionnalités de téléconférence et de partage d’écran
Vous est-il déjà arrivé de ne pas pouvoir expliquer au téléphone ce que vous voyez dans un état financier ? Ou que vous avez un besoin urgent de partager des informations avec tous les partenaires de l‘entreprise ?
Ce sont des situations courantes atténuées par l’utilisation d’applications de messagerie avancées. Avec Google Hangouts et Skype -parmi beaucoup d’autres de même nature- vous pouvez tenir des téléconférences entre plusieurs membres et indépendamment de l’emplacement de chacun d’eux.
La fonctionnalité vidéo peut être utilisée pour montrer certains événements et partager l’écran pour expliquer les processus pendant la conversation.
Sans aucun doute, cette fonctionnalité optimise la communication client au comptoir. Imaginez ce qui suit : vous faites une déclaration de revenus et vous ne comprenez pas la relation entre certaines des données du rapport de revenus.
Cela n’a pas d’importance. Vous résolvez le problème en contactant les personnes nécessaires et en leur montrant à l’écran les éléments qui suscitent l’inquiétude. Facile n’est-ce pas ?
E-mail professionnel synchronisé avec l’écran du téléphone
Vous devez sûrement avoir une adresse e-mail professionnelle strictement pour la communication avec les clients, si vous ne l’avez pas, la créer est un moyen d’établir une commande.
Synchronisez son système de notification avec votre smartphone afin de pouvoir lire chaque email qui vous est envoyé sur votre écran. De cette façon, vous répondez immédiatement et pas avant le moment où vous vous asseyez devant un ordinateur pour vérifier votre boîte de réception.
Les communications unifiées
Certains fournisseurs de solutions technologiques de pointe -comme Cisco- offrent des services d’unification des applications voix, vidéo, données et mobiles utilisées par une équipe de travail, afin d’optimiser la communication.
Bien que ce ne soit pas une solution pour interagir directement avec le client, cela optimise l’attention et le service. Cela ne fait pas de mal de penser à sa mise en œuvre, bien que vous deviez effectuer une analyse coûts-avantages approfondie pour déterminer si elle est adaptée à vos besoins.
Le logiciel de facturation électronique avec fonctionnalités de notification
Compte tenu de la nature obligatoire de la facturation électronique, le logiciel améliore aujourd’hui son applicabilité en fonction des besoins des utilisateurs. Il existe des systèmes de facturation en ligne qui offrent la possibilité à l’entreprise d’envoyer à ses clients des notifications sur l’état de leurs factures et des rappels de recouvrement.
Grâce à ce type de notifications, le programme permet aux utilisateurs de notifier l’avancement des processus ou des demandes de documents, ce qui permet aux parties intéressées d’être au courant de l’état de tous les processus liés à la gestion de l’entreprise, en plus de prendre des mesures correctives à temps. si nécessaire.
Il ne fait aucun doute qu’une communication efficace entre les équipes de travail est importante. Cela s’applique aussi bien au domaine de la comptabilité puisque le comptable bien qu’il ne fasse pas partie de la masse salariale de l’entreprise – en est toujours membre, ainsi qu’au point de vue de l’entreprise.
L’optimisation de la communication contre-client peut jouer un rôle important dans la prise de décisions financières et même opérationnelles, ainsi que dans la croissance et la stabilité de l’entreprise, en particulier lorsqu’il s’agit de PME. Si vous avez des questions concernant la comptabilité, n’hésitez pas à consulter le service d’expert comptable.
